Se sei alle prime armi con i servizi di posta elettronica o, semplicemente, non sai ancora come funziona uno dei servizi di posta elettronica più famosi e utilizzati al mondo, continua a leggere questa guida perché potrai capirne le potenzialità, la sicurezza e tutti i servizi gratuiti, utilissimi, annessi.
Contenuti della guida
Come Funziona Gmail
Gmail si è distinto fin da subito rispetto agli altri servizi di posta elettronica ed è divenuto popolare grazie ad alcune particolari caratteristiche:
- Dal rilascio della prima beta ha sempre offerto un grande spazio di archiviazione;
- Offre un’interfaccia nettamente più fluida e semplice da usare, abbandonando il sistema a cartelle utilizzato dalla maggioranza dei servizi di posta elettronica, fra cui Hotmail e Yahoo.
- L’account Gmail può essere utilizzato per accedere a molteplici servizi di Google;
- Alcune funzioni, come Google Docs e Calendar, possono essere utilizzate direttamente in Gmail, amplificando così la propria produttività;
- Con l’ausilio di Google Apps Gmail (Gsuite) può essere utilizzato direttamente con il proprio dominio;
- Gmail risulta, al momento, tra i più potenti e affidabili servizi di posta elettronica ed è completamente gratuito;
- Gmail è compatibile con la stragrande maggioranza dei dispositivi, smartphone e tablet inclusi.
Come creare un nuovo account Gmail
Molte persone non riescono a cogliere la relazione tra un account Google e un account Gmail.
Se sei fra questi, devi sapere che entrambi non sono necessariamente la stessa cosa.
Differenza account Google e account Gmail
Il problema, infatti, è che se si crea un account Google utilizzando un servizio di posta elettronica diverso da Gmail, ossia diverso da nome.cognome@gmail.com, si crea semplicemente un account in grado di accedere solo ad alcuni servizi di Google.
D’altro canto, invece, se si crea un account Gmail, diventa automaticamente un account Google a tutti gli effetti, che utilizza quindi un username e una password per accedere a tutti i servizi di Google.
Allora, tornando al problmema iniziale, come si crea un nuovo account Gmail?
- Vai all’indirizzo http://www.gmail.com, o cerca gmail da un motore di ricerca;
- Clicca su “crea un account” nella finestra di dialogo che appare in basso a destra;
- Riempi con attenzione tutti i campi del modulo, ricordando che una volta scelto l’username diventerà univoco e non potrà essere modificato;
- Clicca su “Passaggio successivo” per completare la registrazione e visualizzare l’home del tuo account.
A questo punto una pagina di introduzione ti mostrerà come funziona Gmail e le sue caratteristiche principali, grazie ad una serie di mail da parte del team di Google.
Fra queste, una molto importante è quella che spiega come importare i contatti e la posta da un vecchio account.
Servizi gratuiti inclusi
Ora che hai creato un nuovo account Gmail, puoi utilizzare i dati di accesso per accedere a tutti i servizi associati, come ad esempio:
- Google Analytics – per monitorare i visitatori del tuo sito web;
- Blogger – per creare, gratuitamente, un tuo blog personale;
- Google Calendar – Un calendario che puoi gestire ed utilizzare direttamente in Gmail;
- Google Docs – un editor di documenti online integrato direttamente in Gmail, che puoi utilizzare come valida alternativa a Word di Microsoft Office;
- YouTube – il portale di video-streaming che non ha bisogno di presentazioni;
- Google Sites – per creare siti web e wiki;
- Google Dashboard – una pagina che include tutti i servizi di Google, raggiungibili da Gmail e non.
Sebbene la maggior parte delle funzioni per l’invio delle mail su Gmail siano simili ad altri servizi di posta elettronica, è comunque doveroso raccomandarti di dedicare un po’ di tempo all’interfaccia principale di Gmail.
Interfaccia Gmail – Gestione Posta
Di seguito, quindi, puoi approfondire sui principali aspetti dell’interfaccia e capire come funziona Gmail con la gestione dei messaggi:
Posta in arrivo
È dove risiedono tutte le mail ricevute, comprese le risposte alle mail che hai precedentemente inoltrato.
Gmail gestisce ottimamente le conversazioni tra due o più persone, unificando e rendendo così più fluida la loro lettura.
Scrivi (scrivere un nuovo messaggio)
Cliccando su questo pulsante aprirai la finestra adibita alla scrittura di un nuovo messaggio.
Campo “A:”
Nel campo “A:” puoi immettere l’indirizzo completo del destinatario o, in alternativa, puoi inserire solo le prime lettere per cliccare sul destinatario proposto da Gmail, fra quelli presenti nei tuoi contatti.
Cliccando sul pulsante “A:”, invece, aprirai l’elenco dei tuoi contatti e potrai scegliere tutti quelli ai quali vorrai recapitare il tuo messaggio.
Campo “Cc:” (Copia Conoscenza – Copia Carbone – Carbon Copy)
Cliccando sulla voce a destra “Cc:” troverai le stesse funzionalità del “campo A:” per l’inserimento di nuovi destinatari per inivare messaggio in copia.
Campo “Ccn:” in inglese “Bcc:” (Copia Conoscenza Nascosta- Copia Carbone Nascosta – Blind Carbon Copy)
La voce a destra “Ccn:” è spesso utile per inviare messaggi di posta elettronica in copia nascosta a destinatari che devono essere informati sull’argomento ma, non saranno visti dai destinatari presenti nel campo A e Cc.
Ad ogni modo, per tutti i campi in cui ti posizioni e inizi a scrivere le prime lettere di un destinatario di posta, Gmail ti propone la lista dei contatti che iniziano proprio con quei caratteri.
Oggetto
Infine, anche se non risulta strettamente necessario, puoi completare il campo “Oggetto” con una breve descrizione del messaggio che vorrai inviare.
Strumenti formattazione
Durante la scrittura della mail, inoltre, potrai utilizzare il set di strumenti per la formattazione del testo come, ad esempio, il grassetto, il corsivo, l’accentramento del testo, le liste e così via.
Come ti ho accennato prima, Gmail ti offre molti altri strumenti utili e gratuiti come Google Drive dove puoi fare un backup dei tuoi documenti da PC o Smartphone, Google Docs (documenti) e tanti altri.
Inserimento Allegato
Come vedi nell’immagine precedente, in basso, oltre al tipico tasto “graffetta” per l’inserimento dell’allegato scelto dal tuo computer, puoi inserire uno dei tuoi documenti caricati su Google Drive oppure un’immagine da Google Foto.
Modalità Riservata
Puoi attivare la modalità riservata cliccando sull’icona a forma di lucchetto con orologio.
Come descritto nel testo dell’immagine, questa modalità consente di inviare una mail riservataper proteggere dati sensibili da eventuali accessi non autorizzati.
È possibile inoltre impostare una data di scadenza che determina il periodo entro il quale sarà attiva la mail.
Quindi, le email riservate non possono essere inoltrate o condivise ma, non possono vietare l’esecuzione da parte del destinatario di screenshot windows, magari con lo strumento cattura o screenshot smartphone.
Approfondisci l’argomento della riservatezza delle email direttamente sul sito di Google.
Bozze
Mentre stai componendo un nuovo messaggio, ad intervallo di tempo regolari, Gmail salva una copia di tale messaggio e lo colloca nella sezione “Bozze”.
Quì potrai trovare tutti i messaggi non completati o in attesa di revisione, oppure potrai inserirne uno cliccando su “Salva ora” nella finestra di composizione di un nuovo messaggio.
Così facendo, una copia del messaggio verrà archiviato nella sezione “Bozze” e potrà essere continuato in un secondo momento. Quando invierai il messaggio, invece, questo verrà cancellato automaticamente dalla cartella delle Bozze.
Posta inviata
Aprendo questa finestra potrai trovare facilmente tutti i messaggi che hai inviato.
Speciali e importanti
In queste due categorie Gmail, grazie ai suoi algoritmi per identificare i messaggi in entrata, inserisce tutti i messaggi che ritiene appunto “speciali” o “importanti”.
Cerchie
Grazie alle cosiddette cerchie è possibile raggruppare una serie di contatti e nominare a proprio piacimento. Ad esempio, Gmail propone quattro cerchie di base: Amici, Familiari, Conoscenti e Persone che seguo.
Altro
Il pulsante “Altro” include una serie di opzioni, come la tua “Spam” e il “Cestino”, ossia rispettivamente la cartella contenente i messaggi indesiderati e quelli che hai precedentemente archiviato.
Una funzione molto pratica di Gmail è quella che ti permette di trascinare le mail nelle varie categorie.
Spam
Questa categoria merita un breve approfondimento. Gmail, infatti, tende a svolgere un ottimo lavoro in termini di sicurezza, eliminando dalla posta in arrivo tutte le mail che ritiene dannose o semplici messaggi pubblicitari. Un esempio possono essere le mail ricevute da un’azienda anche se hai chiesto di essere rimosso esplicitamente dalla loro mailing list.
Oltre a visualizzare lo spam gestito da Gmail, puoi facilmente contrassegnare una nuova mail come spam cliccando sul pulsante “segnala come spam”.
Così facendo, non solo eliminerai la mail dalla cartella principale, ma aiuterai Gmail in un secondo momento ad identificare nuovo spam in arrivo.
Stili visualizzazione posta e temi
Cliccando in alto a destra sull’icona ingranaggio, puoi subito vedere le opzioni veloci per adattare la visualizzazione della posta al modo che più ti piace.
Densità
Come vedi, puoi scegliere la densità, ossia l’ampiezza delle righe del pannello principale di posta in arrivo e altre sezioni, se scegli “compatta” troverai meno spazio tra una riga e l’altra.
Temi Gmail
Scegli un tema cliccando sopra una delle immagini proposte per vedere subito la stessa immagine estesa sullo sfondo della tua Gmail, oppure clicca su visualizza tutti per vedere tutti i temi disponibili.
Stile di casella di posta
Definisci cosa vuoi vedere prima nella casella di posta in arrivo.
Riqudro di lettura
Alcuni preferiscono visulizzare il corpo di un messaggio di posta in basso piuttosto che a destra.
Importare i contatti da un altro account di posta elettronica
Se stai facendo il salto da un altro account di posta elettronica come, ad esempio, Yahoo Mail, puoi trasferire facilmente i tuoi vecchi contatti.
Per importarli sul tuo account Gmail ti basta cliccare sul simbolo dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra del tuo account e cliccare sulla voce “Impostazioni di posta”.
Successivamente, devi aprire la scheda “Account e Importazione” per poi proseguire con la procedura guidata per l’impostazione dei vecchi contatti.
La gestione della posta su Gmail
Col passare del tempo, potrai ricevere migliaia di messaggi di posta elettronica e gestire la tua casella di posta diverrà un’operazione tutt’altro che semplice. Ecco perchè è molto importante che organizzi i tuoi messaggi di posta, in modo da poter ricercare facilmente quelli importanti in un secondo momento. Di seguito, quindi, sono elencate le caratteristiche più importanti che devi assolutamente prendere in considerazione per gestire al meglio la tua posta:
Contatti
Ci sono diversi modi per aggiungere e organizzare i tuoi contatti. Tuttavia il metodo migliore per gestirli e organizzarli è quello di aprire la scheda “Contatti” presente sotto il logo di Gmail, che aprirà una nuova scheda interamente dedicata alla gestione dei contatti. In questa scheda, non solo potrai aggiungere nuovi contatti o rimuovere quelli esistenti, ma potrai gestire anche altri aspetti, come le cerchie e i contatti frequenti.
Stelle
Le Stelle, come puoi facilmente intuire, servono per contrassegnare le mail alle quali prestare attenzione. Tutte le mail contrassegnate con una stella, inoltre, saranno visibili nella categoria “Speciali”.
Etichette
Le etichette sono un modo più elaborato per organizzare la tua posta. Grazie ad esse, infatti, puoi catalogare diversi tipi di mail, come ad esempio quelle ricevute da uno stesso mittente, quelle che riguardano il lavoro e così via.
Puoi personalizzare le etichette a tuo piacimento, cliccando sulla voce “gestisci etichette” nella colonna a sinistra di Gmail.
Nella scheda che si aprirà potrai scegliere quali etichette (proposte da Gmail) mostrare e quali nascondere, oppure crearne delle nuove.
Le impostazioni generali
Un ultimo aspetto che devi considerare, infine, sono le impostazioni generali, ossia:
Dimensione massima della pagina:
determina il numero massimo di messaggi che verranno visualizzati nella pagina principale di Gmail.
Puoi personalizzare le dimensioni della pagina a seconda della velocità della tua connessione o del tuo computer.
Foto personale:
permette di caricare una foto, che sarà visualizzata dai tuoi contatti che utilizzano Gmail.
Firma:
grazie alla firma puoi aggiungere un breve messaggio nella parte bassa di ogni mail.
Alcuni la usano per aggiungere le proprie informazioni di contatto, al fine di non riscriverle ogni volta.
Altri, invece, utilizzano la firma per aggiungere frasi divertenti o pensieri personali.
Risponditore:
ti permette di aggiungere un messaggio che verrà automaticamente inviato a tutti coloro che ti invieranno della posta.
In questo modo, puoi avvisarli che li risponderai non appena ne avrai la possibilità.
Altre impostazioni importanti
Oltre a tutto ciò che ho descritto fino ad ora in questa guida, le impostazioni contengono innumerevoli voci, che ritengo comunque molto chiare, con la scelta di attivazione o meno per ognuna di esse.
Inoltro e POP/IMAP
L’impostazione che ti sto illustrando è molto importante soprattutto se vuoi configurare la tua mail Gmail su un altro dispositivo come PC, Smartphone o iPhone.
Differenza POP e IMAP
Devo spiegarti prima cosa sono i metodi POP e IMAP e in cosa si differenziano.
Entrambi consentono di accedere alle tue mail per leggerle e visualizzare eventuali allegati.
Il metodo IMAP è indicato per chi vuole accedere alla stessa casella da diversi dispositivi, anche non proprietari, come ad esempio un internet point a New York.
Con IMAP, tutti i dispositivi vedranno esattamente la stessa identica situazione.
Se una mail (della stessa casella configurata, o con accesso, da più dispositivi) è stata aperta su un device, gli altri noteranno che quella mail è già stata aperta.
Allo stesso modo, se un dispositivo ha inviato una mail, anche gli altri vedranno la mail inviata.
Ciò accade perché IMAP – Interactive Mail Access Protocol – è un metodo di accesso diretto al server su cui risiede la posta elettronica, e la gestisce.
I dispositivi che accedono con IMAP alla stessa casella, non scaricano direttamente la posta ma, solo il messaggio che viene aperto, così come gli allegati.
Con IMAP la posta elettronica rimane sempre sul server.
Il metodo POP3 – Post Office Protocol version 3 – viene utilizzato per scaricare la posta direttamente sui dispositivi attraverso client di posta elettronica come Outlook o Thunderbird, per computer, o app per dispositivi mobile come Gmail.
A questi client di posta, può essere impostato un parametro che determina l’eleminazione degli elementi di posta dal server dopo un determinato periodo.
In tutti i casi, con POP3, i dispositivi connessi alla stessa casella vedranno una situazione diversa rispetto ad IMAP.
Può quindi accadere che se l’utente da smartphone apre una mail, l’utente da PC connesso alla stessa casella in POP3, visualizza la mail ancora da leggere.
Allo stesso modo, potrebbe accadere che una mail venga eliminata da un dispositvo e risultare ancora presente nell’atro e, ancora, se il parametro di eliminazione mail dal server impostato da un utente va in esecuzione, gli altri utenti connessi che non hanno ancora scaricato le mail del giorno, non potranno più scaricarle.
Ora che hai capito le differenze tra POP e IMAP, ti sarà facile capire che per poterli utilizzare devi attivarli dalle impostazioni, come puoi vedere nell’immagine successiva.
